Tiền & đối soát
Tổng quan phân hệ quản lý tiền của công ty — tài khoản tiền, thu chi tự động từ đơn hàng, phiếu thu chi, đề nghị chi, kiểm quỹ, đối soát sao kê và bảng kê đối tác.
Phân hệ Tiền & đối soát trả lời ba câu hỏi: tiền của công ty đang nằm ở đâu, đã thu chi gì cho ai, và sổ có khớp với ngân hàng, đối tác không. Mọi biến động tiền là một phiếu. Tiền bán hàng được ghi tự động theo trạng thái thanh toán và giao hàng của đơn; kế toán chỉ lập tay các khoản ngoài đơn hàng.
Vị trí menu admin
Tiền & đối soát gồm ba nhóm:
- Hằng ngày: Tổng quan, Việc cần làm, Phiếu thu chi, Đề nghị chi.
- Đối soát: Kiểm quỹ, Sao kê ngân hàng, Bảng kê đối tác.
- Cuối kỳ: Báo cáo, Khoá sổ.
Thiết lập nằm ở Cài đặt > Tiền & đối soát: Tài khoản tiền, Cài đặt chung, Danh mục thu chi.
Khái niệm chính
| Khái niệm | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tài khoản tiền | Nơi tiền đang nằm: Két cửa hàng, Ngân hàng, Đơn vị vận chuyển, Đối tác thanh toán, Sàn. Ba loại sau là tiền bên thứ ba đang giữ hộ, chờ trả về |
| Phiếu | Một chứng từ tiền gồm một hoặc nhiều dòng; mỗi dòng là một biến động trên một tài khoản |
| Ghi sổ | Phiếu nháp chưa ảnh hưởng số dư. Ghi sổ xong không sửa được, chỉ huỷ bằng phiếu đảo |
| Phiếu tự động | Phiếu sinh từ đơn hàng, công nợ; ghi sổ thẳng, không sửa tay. Xem Thu chi tự động từ đơn hàng |
| Phiếu chờ | Phiếu tự động chưa có tài khoản nhận (thiếu khai báo); chưa đổi số dư cho tới khi có tài khoản |
| Đề nghị chi | Xin chi trước khi chi; duyệt qua Phê duyệt nếu công ty bật, không thì gửi là vào Đã duyệt, chờ chi |
| Đối soát | Khớp dòng sổ với dòng sao kê ngân hàng hoặc bảng kê của đối tác |
| Khoá sổ | Chốt một kỳ; phiếu trong kỳ đã khoá không lập, sửa, huỷ được nữa |
Bắt đầu dùng
Lần đầu mở phân hệ, hệ thống tự tạo sẵn Danh mục thu chi mặc định. Sau đó:
- Tài khoản tiền: khai két từng cửa hàng, ngân hàng, hãng vận chuyển, đối tác thanh toán, sàn. Làm theo khối kiểm thiếu tài khoản cho tới khi hết cảnh báo.
- Cài đặt chung: tài khoản thu công nợ, cách xử lý huỷ đơn đã thu tiền.
- Số dư đầu kỳ: số tiền đang có ở từng tài khoản tại ngày chốt.
- Bán hàng như bình thường; tiền bán hàng tự vào sổ.
Quy trình đầy đủ: Thiết lập Tiền và đối soát.
Các chức năng
Tài khoản tiền
Két, ngân hàng, hãng vận chuyển, đối tác thanh toán, sàn; kiểm thiếu tài khoản.
Thu chi tự động từ đơn hàng
Thời điểm, số tiền, tài khoản theo phương thức, hình thức giao; huỷ đơn, hoàn tiền, công nợ.
Cài đặt chung
Tài khoản thu công nợ; tự lập đề nghị chi khi huỷ đơn đã thu tiền.
Danh mục thu chi
Phân loại khoản thu, khoản chi để lên báo cáo.
Số dư đầu kỳ
Số tiền đang có tại ngày chốt.
Phiếu thu chi
Lập, ghi sổ, huỷ phiếu thu, phiếu chi, điều chỉnh; xem phiếu tự động, phiếu chờ.
Chuyển tiền
Nộp tiền vào ngân hàng, chuyển giữa các tài khoản, nhận tiền đối tác trả về.
Đề nghị chi
Xin chi, duyệt qua Phê duyệt, lập phiếu chi từ đề nghị; đề nghị hoàn tiền tự động.
Thu chi theo dự án
Gắn phiếu, đề nghị chi với dự án, khoản nợ NCC, dòng chi phí, khoản phải thu.
Kiểm quỹ
Đếm két theo mệnh giá, ghi nhận chênh lệch, bàn giao két.
Sao kê ngân hàng
Import sao kê, khớp với dòng sổ, lập phiếu từ dòng sao kê.
Bảng kê đối tác
Import bảng kê hãng vận chuyển, cổng thanh toán, sàn; ghi phí, nhận tiền về.
Việc cần làm
Phiếu chờ gán tài khoản, đề nghị chờ chi, phiếu nháp lâu, sao kê chưa xử lý.
Báo cáo
Sổ quỹ, sổ ngân hàng, số dư, thu chi theo danh mục, lưu chuyển tiền.
Khoá sổ
Chốt kỳ với danh sách kiểm; mở khoá có lý do.
Ai được xem và chỉnh?
Quyền theo vai trò, áp cho mọi tài khoản tiền (không phân người cho từng tài khoản). Chủ công ty làm được mọi việc.
| Quyền | Được làm |
|---|---|
| Xem tổng quan, sổ, phiếu, báo cáo tiền trong phạm vi | Xem số dư, phiếu, báo cáo |
| Lập, sửa, huỷ nháp phiếu thu, chi, chuyển tiền, kiểm quỹ | Lập và sửa phiếu nháp, lập phiếu chi từ đề nghị |
| Ghi sổ phiếu; gán tài khoản cho phiếu chờ; xác nhận nộp quỹ | Ghi sổ, Gán và ghi sổ phiếu chờ, Đồng bộ lại đơn, xác nhận phiếu nộp về quỹ văn phòng |
| Huỷ phiếu đã ghi sổ (tạo phiếu đảo) | Huỷ phiếu đã vào sổ (người huỷ khác người lập, trừ người có quyền khoá sổ) |
| Import, đối soát sao kê và bảng kê đối tác | Sao kê ngân hàng, bảng kê đối tác |
| Thiết lập tài khoản tiền, danh mục thu chi, số dư đầu kỳ | Thiết lập phân hệ |
| Khoá sổ, mở khoá sổ | Khoá sổ |
| Lập và gửi duyệt đề nghị chi | Đề nghị chi |