Tiền & kế toán
Tiền của đơn hàng đi vào đâu
Tra theo kênh bán để biết phiếu thu được ghi lúc nào, vào tài khoản nào và ai phải làm gì.
Ai làm: Kế toán, thủ quỹ; thu ngân và nhân viên bán hàng tra khi cần · Khi nào: Khi phát sinh · Áp dụng: công ty dùng Tiền & đối soát; mọi kênh bán
Tiền bán hàng không lập phiếu tay: khi đơn đổi trạng thái thanh toán hoặc giao hàng, hệ thống tự ghi phiếu thu vào đúng tài khoản tiền (két, ngân hàng, hãng vận chuyển, đối tác thanh toán, sàn). Đơn thu hộ (COD) và đơn sàn có phiếu thu khi Đã giao, vì lúc đó tiền đang nằm ở hãng, ở sàn. Phiếu thu chưa biết vào tài khoản nào là phiếu chờ, chưa cộng vào số dư cho đến khi kế toán gán tài khoản và ghi sổ.
| Kênh | Khi nào có phiếu thu | Vào tài khoản nào | Nhân viên cần làm gì | Kế toán đối soát ở đâu |
|---|---|---|---|---|
| POS — tiền mặt | Ngay lúc tạo đơn | Két của cửa hàng | Thu đủ tiền rồi tạo đơn | Két tiền trong ngày, kiểm quỹ |
| POS — chuyển khoản, VietQR | Khi đơn Đã thanh toán (bấm xác nhận đã thu, hoặc Sepay tự báo về) | Ngân hàng riêng của cửa hàng; không có thì ngân hàng nhận chung | Chỉ xác nhận khi thấy tiền vào tài khoản | Đối soát ngân hàng |
| POS — quẹt thẻ, VNPay QR, ZaloPay | Khi máy, cổng báo thành công | Tài khoản đối tác thanh toán khai phương thức đó | Chờ báo thành công rồi mới giao hàng | Đối soát đối tác |
| Nhận tại cửa hàng (đặt trước, trả khi lấy) | Khi khách trả và đơn Đã thanh toán; đặt trước bằng chuyển khoản thì khi tiền về | Theo cách khách trả; tiền mặt hoặc COD trả tại quầy vào két | Cập nhật Đã thanh toán khi khách trả. Xem Giao đơn cho khách đến lấy | Kiểm quỹ, sao kê |
| Giao hàng — COD qua hãng | Khi trạng thái giao hàng Đã giao (hãng báo về) | Tài khoản của hãng đó, số tiền COD trên đơn | Chọn đúng hãng, nhập số COD nếu khác tổng tiền. Không bấm Đã thanh toán | Đối soát đối tác |
| Giao hàng — tự giao (shipper nội bộ) | Khi nhân viên cập nhật Đã giao | Tài khoản Tự giao hàng (tiền shipper đang cầm) | Shipper nộp tiền: thủ quỹ lập chuyển tiền từ Tự giao hàng sang két | Số dư tài khoản Tự giao hàng |
| Giao hàng — khách trả trước | Khi đơn Đã thanh toán | Ngân hàng hoặc đối tác thanh toán | Để đúng phương thức khách đã trả rồi mới xác nhận | Sao kê, bảng kê đối tác |
| Website, ứng dụng — cổng thanh toán (VNPay, MoMo, ZaloPay) | Khi cổng báo thành công; đơn tự Đã thanh toán | Đối tác thanh toán | Không làm gì. Thất bại, hết hạn thì không có phiếu | Bảng kê đối tác; Lịch sử thanh toán |
| Mạng xã hội — chuyển khoản | Khi đơn Đã thanh toán | Ngân hàng | Xác nhận khi tiền về. Xem Xác nhận chuyển khoản | Sao kê |
| Sàn (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki) | Khi đơn sàn Đã giao, kể cả khách trả khi nhận | Tài khoản Sàn của kênh | Không cập nhật thanh toán; hệ thống đồng bộ từ sàn | Đối soát đối tác |
| Kiosk tự thanh toán | Khi cổng (VNPay QR, quẹt thẻ, Sepay) báo thành công | Đối tác thanh toán; Sepay chuyển khoản vào ngân hàng | Không cần thao tác | Bảng kê đối tác, sao kê |
| Thanh toán sau (công nợ) | Khi khách trả và được đánh dấu đã thu ở Công nợ khách hàng; lúc bán chưa có phiếu | Tài khoản nhận tiền thu công nợ ở Cài đặt chung; chưa chọn thì là phiếu chờ | Đánh dấu đã thu đúng số khách trả | Kiểm quỹ, sao kê |
| Ví khách, điểm, thẻ quà | Không có phiếu thu | Không vào tài khoản nào: tiền đã vào lúc nạp ví, bán thẻ | Chọn đúng khách. Xem Thu tiền bằng số dư ví | Đối soát số dư ví |
Khi nào được đánh dấu "Đã thanh toán"
- Chỉ khi đã thật sự nhận tiền (tiền vào két, ngân hàng báo có, cổng báo thành công). Chuyển Đã thanh toán là hệ thống lập phiếu thu ngay.
- Người cập nhật là người xử lý đơn: thu ngân tại quầy, nhân viên bán online với đơn chuyển khoản. Cổng thanh toán và Sepay tự chuyển.
- Không bấm tay cho đơn COD giao qua hãng và đơn sàn: hai loại này ghi phiếu thu khi Đã giao.
- Không lập phiếu thu tay cho tiền bán hàng; đơn đã có phiếu thì hệ thống không tạo thêm.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Làm gì |
|---|---|
| Phiếu chờ báo thiếu tài khoản (hãng mới, kênh sàn mới, máy quẹt thẻ mới, cửa hàng mới) | Tạo tài khoản đúng loại ở Tài khoản tiền; phiếu chờ tự ghi sổ. |
| Phiếu chờ "COD đã thanh toán trước khi giao" | Đơn để COD nhưng khách đã chuyển khoản. Mở phiếu, chọn tài khoản thật sự nhận tiền, bấm Gán và ghi sổ. |
| Lỡ xác nhận Đã thanh toán cho đơn chưa nhận tiền | Đổi lại Chưa thanh toán; phiếu thu tự đảo. |
| Đơn đã cập nhật mà khối Thu chi trên đơn chưa có phiếu | Bấm Đồng bộ lại trên đơn (cần quyền ghi sổ). |
| Đơn COD đổi hãng sau khi đã giao | Phiếu giữ ở hãng cũ; kế toán lập chuyển tiền giữa hai tài khoản hãng nếu cần. |
| Khách huỷ đơn, trả hàng, đòi tiền | Xem Chi hoàn tiền cho khách. |
Quy trình liên quan
- Chi hoàn tiền cho khách
- Đối soát ngân hàng
- Đối soát tiền với hãng vận chuyển, cổng thanh toán và sàn
- Thiết lập Tiền và đối soát