Đối soát tiền với hãng vận chuyển, cổng thanh toán và sàn
Ghi phí đối tác trừ và nhận tiền đối tác chuyển về để biết chính xác đối tác còn giữ bao nhiêu.
Ai làm: Kế toán; kế toán trưởng theo dõi số đối tác còn giữ · Khi nào: Mỗi kỳ đối tác gửi bảng kê (thường hằng tuần) · Áp dụng: tài khoản Đơn vị vận chuyển, Đối tác thanh toán, Sàn (đơn thu hộ COD, đơn trả qua cổng, máy quẹt thẻ, Kiosk, đơn sàn); không áp dụng cho tiền shipper nội bộ (nộp về két)
Tiền từng đơn đã tự vào tài khoản đối tác khi đơn Đã giao hoặc Đã thanh toán. Việc của bạn là ghi phần phí đối tác trừ, rồi ghi nhận tiền họ chuyển về.
Nhập và kiểm bảng kê
Vào Tiền & đối soát > Bảng kê đối tác, chọn Tài khoản đối tác, nhập Mã kỳ đối tác (in trên bảng kê) và Ngày bảng kê. Dùng Ghép cột bảng kê để chọn tệp và ghép cột.
- Tổng các khoản phải bằng cột Thực nhận, không bằng thì không lưu được.
- Dòng lệch với đơn trên hệ thống (sai số tiền, đơn chưa giao) thì khiếu nại đối tác trước khi ghi sổ.
- Chọn Danh mục cho từng khoản phí theo bảng dưới, bấm Lưu phiếu quyết toán (nháp). Phiếu quyết toán chỉ ghi phí và hoàn tiền của kỳ, không ghi lại tiền thu hộ vì đã ghi theo từng đơn.
| Loại đối tác | Khoản thường bị trừ | Danh mục gợi ý | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Hãng vận chuyển | Phí vận chuyển, phí thu hộ COD, phí hoàn hàng | Phí vận chuyển; Phí thu hộ COD | Hãng ứng trước tiền COD rồi đòi lại: lập phiếu chi phân loại Trả lại tiền hãng ứng COD. |
| Cổng thanh toán, máy quẹt thẻ | Phí giao dịch, phí thẻ; tiền hoàn khách qua cổng | Phí cổng thanh toán, phí thẻ | Hoàn qua cổng bị trừ vào kỳ sau, không lập phiếu chi ngân hàng. |
| Sàn | Hoa hồng, phí dịch vụ, phí giao dịch; phí vận chuyển người bán chịu; voucher shop | Phí sàn TMĐT; Phí vận chuyển; voucher shop ghép vào Phí khác với danh mục chi phí khuyến mãi | Bảng kê là báo cáo thu nhập của kỳ, tải từ trang quản lý người bán. |
Sàn tự hoàn tiền khách
Hệ thống không lập đề nghị chi, bạn không lập phiếu chi. Phiếu thu của đơn sàn đã bị đảo (xem khối Thu chi trên đơn) thì báo kế toán trưởng trước khi ghi sổ, tránh trừ hai lần.
Ghi sổ phiếu quyết toán
Mở phiếu quyết toán, kiểm lại, bấm Ghi sổ. Bảng kê sang Đã xác nhận; số dư tài khoản đối tác giảm theo phí, còn lại đúng bằng số đối tác sẽ chuyển về.
Nhận tiền đối tác chuyển về
Khi tiền về ngân hàng, ở Sao kê ngân hàng mở dòng tiền vào, bấm Nhận tiền đối tác (chuyển tiền), chọn tài khoản đối tác, ghi mã kỳ vào tham chiếu, ghi sổ. Bảng kê sang Đã tất toán hoặc Nhận một phần.
Theo dõi số đối tác còn giữ
Kế toán trưởng: mở Công nợ đối tác (từ màn Bảng kê đối tác) và Báo cáo công nợ đối tác (R08). So Còn nợ với Số đối tác báo; bảng kê quá hạn chưa nhận tiền phải có giải thích. Với sàn, hằng tuần so số dư tài khoản Sàn trên sổ với số dư ví người bán; lệch không giải thích được thì khiếu nại sàn.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Làm gì |
|---|---|
| Không lưu được vì tổng không khớp thực nhận | Kiểm tra ghép cột, bỏ sót cột phí; sửa rồi ghép lại. |
| Mã kỳ bị báo trùng | Bảng kê này đã nhập; mở bảng kê cũ thay vì nhập lại. |
| Nhập nhầm bảng kê | Huỷ phiếu quyết toán nháp rồi nhập lại; đã ghi sổ thì Huỷ phiếu để sinh phiếu đảo. |
| Đối tác chuyển thiếu so với bảng kê | Chỉ ghi số thật nhận; phần thiếu vẫn nằm ở tài khoản đối tác, khiếu nại đối tác. |
| Số dư tài khoản hãng lệch số hãng báo | Đối chiếu từng đơn: đơn đã giao trên hệ thống mà hãng chưa tính, hoặc đơn hoàn hàng chưa cập nhật trạng thái. |
| Phiếu chờ vì chưa có tài khoản hãng, sàn | Tạo tài khoản đúng loại ở Tài khoản tiền; phiếu chờ tự ghi sổ. |