Xử lý sự cố giá vốn
Tra từng loại vấn đề giá vốn và xử lý ngay khi phát hiện để không dồn tới cuối kỳ.
Ai làm: Kế toán; quản lý kho phối hợp khi thiếu phiếu kho · Khi nào: Khi phát sinh — có cảnh báo, báo cáo lệch, hoặc trước khi chốt sổ · Áp dụng: giao dịch giá vốn của mọi kho, mọi kênh bán
Giá vốn hàng bán (COGS) là giá trị hàng đã bán tính theo giá nhập, dùng cho báo cáo lãi lỗ. Hệ thống tự tính từ phiếu nhập, xuất kho; khi một giao dịch không tính được hoặc chỉ tính tạm, nó hiện ở Tài chính > Giá vốn > Đối soát. Lọc theo Loại vấn đề rồi tra bảng dưới.
Hai thao tác dùng xuyên suốt: chọn dòng rồi bấm Tính lại (hệ thống tính lại từ phiếu nguồn mới nhất) và Xác nhận đã xem (đánh dấu đã kiểm tra xong).
Theo loại vấn đề
| Loại vấn đề | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Lỗi tính toán | Xuất kho vượt tồn (tồn âm) khi chính sách đang chặn tính khi tồn âm; phiếu nhập vào hệ thống trễ | Cùng kho bổ sung phiếu nhập còn thiếu, rồi Tính lại. Tồn âm là chuyện thường của kho đó thì xem lại cách xử lý tồn âm ở Chính sách giá vốn. |
| Giá vốn ước tính | Xuất khi tồn âm, chính sách cho phép dùng giá tạm | Khi đã có phiếu nhập với giá chính thức, chọn dòng và bấm Tính lại. Giá ước tính không tự hết, phải bấm. |
| Kẹt chờ tính | Giao dịch chưa xử lý xong | Chờ vài phút rồi xem lại; vẫn còn thì bấm Tính lại; không được thì báo quản trị hệ thống. |
| Điều chỉnh chưa xem | Có điều chỉnh tay hoặc phiếu nguồn thay đổi | Mở Giao dịch giá vốn, đọc lý do; hợp lý thì Xác nhận đã xem. |
| Chứng từ gốc hết hiệu lực | Phiếu nhập, xuất sinh ra giao dịch đã bị huỷ hoặc xoá | Đúng nghiệp vụ thì Xác nhận đã xem. Huỷ nhầm thì nhờ kho khôi phục phiếu trước, rồi Tính lại. |
Ưu tiên xử lý Lỗi tính toán và Giá vốn ước tính trước vì ảnh hưởng thẳng số báo cáo.
Lệch số lượng với tồn kho
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Làm gì |
|---|---|---|
| Đối chiếu tồn kho báo lệch giữa sổ giá vốn và tồn kho | Phiếu kho xử lý ngoài luồng hoặc đang chờ xử lý | Mở Giao dịch giá vốn của kho, sản phẩm đó, xem phần giải trình để tìm phiếu thiếu. |
| Đối chiếu không chạy hết danh mục | Mỗi lần chỉ đối chiếu một phần | Lọc theo kho hoặc danh mục nhỏ hơn, chạy nhiều đợt. |
Không sửa được
| Bạn thấy | Nguyên nhân | Làm gì |
|---|---|---|
| Bấm Tính lại mà giao dịch không đổi | Giao dịch thuộc kỳ đã khoá sổ giá vốn | Xem Chốt sổ giá vốn cuối kỳ phần mở lại kỳ; báo kế toán trưởng. |
| Không chỉnh tay được giao dịch nhập chuyển kho, nhập trả hàng | Giá mang theo từ giao dịch gốc | Sửa phiếu xuất gốc hoặc đơn bán gốc, rồi Tính lại. |
| Hàng theo serial báo thiếu serial khi xuất | Phiếu xuất chọn sai serial, hoặc serial đã xuất trước đó | Kiểm tra lại serial trên phiếu xuất cùng kho. |
| Cùng một sản phẩm lỗi lặp lại | Chính sách giá vốn không hợp cách nhập, xuất thực tế | Xem lại Chính sách giá vốn với kế toán trưởng. |