Xác nhận chuyển khoản và thanh toán online cho đơn

Ghi Đã thanh toán khi tiền đã thật sự về để phiếu thu tự sinh đúng.

Ai làm: Nhân viên bán hàng online hoặc kế toán được giao quyền · Khi nào: Khi phát sinh (khách báo đã chuyển khoản, trả qua cổng thanh toán) · Áp dụng: đơn website, mạng xã hội, đơn tạo tay trả bằng chuyển khoản, VietQR, cổng online. Không áp dụng cho POS, thu hộ (COD), đơn sàn, công nợ.

Lọc đơn chờ tiền

Vào Bán hàng > Đơn hàng, lọc Phương thức thanh toán là chuyển khoản hoặc cổng online, Trạng thái thanh toán là Chưa thanh toán hoặc Chờ thanh toán. Cửa hàng phải có tài khoản ngân hàng nhận tiền đã khai báo.

Kiểm tra tiền chuyển khoản

Tìm khoản tiền trên tài khoản ngân hàng nhận tiền của cửa hàng: đúng số tiền, nội dung có mã đơn hoặc tên khách. Ảnh chụp chuyển khoản khách gửi chưa phải bằng chứng.

Công ty dùng Sepay thì tiền về tự chuyển đơn sang Đã thanh toán; chỉ kiểm tra tay đơn khách chuyển sai nội dung.

Kiểm tra thanh toán qua cổng

Đơn trả qua VNPay, MoMo, ZaloPay… thường tự cập nhật. Khách báo đã trả mà đơn chưa đổi thì mở Lịch sử thanh toán của đơn, xem đủ các lần thanh toán.

Cổng ghi Thành công, số tiền khớp: ghi nhận như bước sau.
Cổng ghi Thất bại hoặc đang xử lý: chưa đổi, báo kế toán đối chiếu với cổng và sao kê.

Ghi nhận Đã thanh toán

Mở đơn, đổi Trạng thái thanh toán sang Đã thanh toán, Lưu. Hệ thống tự lập phiếu thu vào tài khoản ngân hàng của cửa hàng; khối Thu chi trên đơn hiện phiếu đó. Không lập phiếu thu tay.

Không áp dụng cho COD và đơn sàn

Đơn thu hộ (COD) và đơn sàn không đổi Đã thanh toán bằng tay. Hệ thống ghi thu khi giao hàng sang Đã giao hàng; tiền về sau qua bảng kê của hãng, của sàn.

Giữ đơn chưa có tiền

Không thấy tiền thì giữ Chưa thanh toán, nhắn khách kiểm tra lại. Chỉ giao hàng trước khi nhận tiền khi quy định công ty cho phép.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Làm gì
Lỡ ghi Đã thanh toán khi tiền chưa về	Đổi lại Chưa thanh toán, Lưu; hệ thống tự đảo phiếu thu. Báo kế toán.
Khách chuyển thiếu hoặc thừa	Không ghi Đã thanh toán; báo kế toán, liên hệ khách bù hoặc hoàn phần thừa.
Khách chuyển một lần cho nhiều đơn	Báo kế toán tách theo từng đơn trước khi ghi nhận.
Phiếu thu nằm ở trạng thái Chờ	Cửa hàng chưa có tài khoản ngân hàng nhận tiền; báo kế toán gán tài khoản.
Khoản tiền về không tìm được đơn	Báo kế toán xử lý khi đối soát sao kê.