Theo dõi, sửa và huỷ đơn hàng

Rà trạng thái, sửa và huỷ đơn đúng cách để tiền, tồn kho và giao hàng không lệch.

Ai làm: Nhân viên vận hành đơn · Khi nào: Hằng ngày (rà đơn), khi phát sinh (sửa, huỷ) · Áp dụng: mọi đơn trong Bán hàng > Đơn hàng (website, mạng xã hội, đơn tạo tay, đơn sàn). Đơn sàn sửa, huỷ trên sàn; trả hàng xem bài đổi trả.

Rà danh sách đơn

Vào Bán hàng > Đơn hàng, lọc theo trạng thái và thời gian. Ưu tiên đơn Chưa xác nhận quá lâu, đơn đang giữ, đơn quá Ngày giao cam kết.

Mỗi đơn có ba trạng thái: đơn, thanh toán, giao hàng. Đọc cả ba trước khi làm gì. Trạng thái Đang lấy hàng tại kho, Đang đóng gói, Chờ shipper do hệ thống đổi theo việc của kho; Đang giao, Đã giao do hãng vận chuyển hoặc sàn báo về (tự giao thì người giao cập nhật).

Sửa đơn

Mở đơn, sửa địa chỉ, số lượng, ghi chú theo quyền, kiểm tra lại tổng tiền rồi Lưu. Đơn đã vào kho soạn thì báo kho trước khi sửa hàng.

Đơn sàn

Không sửa hàng, giá, địa chỉ của đơn Shopee, TikTok Shop trong hệ thống; mọi thay đổi làm trên sàn.

Đánh dấu hoàn thành

Khách đã nhận hàng và tiền đã thu đủ thì đổi trạng thái đơn sang Hoàn thành rồi Lưu. Đơn chưa thanh toán mà bấm hoàn thành, hệ thống hỏi lại và sẽ tự ghi Đã thanh toán: chỉ đồng ý khi tiền đã thật sự về.

Dừng giao rồi huỷ đơn

Đơn đã bàn giao cho hãng hoặc shipper: báo dừng giao, thu hồi hàng trước. Đơn sàn thì huỷ trên sàn, hệ thống tự cập nhật theo.
Mở đơn, chọn Huỷ đơn hàng này, chọn lý do rồi xác nhận. Tuỳ cài đặt, phiếu xuất kho của đơn cũng bị huỷ và tồn được cộng lại.

Không hoàn tiền tay trước khi huỷ

Đơn chưa thu tiền: không phát sinh gì. Đơn đã thu vào két, ngân hàng, cổng thanh toán: hệ thống giữ phiếu thu và tự lập một đề nghị chi hoàn tiền từ đúng tài khoản đã thu. Hoàn tay thêm sẽ thành hoàn hai lần.

Kế toán chi hoàn tiền

Kế toán: duyệt và chi đề nghị chi hoàn tiền khi thật sự trả tiền cho khách, theo bài chi hoàn tiền cho khách.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Làm gì
Không sửa được đơn đã Hoàn thành hoặc Hủy	Đơn bị khoá; người có quyền đổi trạng thái về bước trước rồi mới sửa.
Đơn kẹt ở Đang giao nhiều ngày	Tra hành trình với hãng vận chuyển; giao thất bại thì liên hệ khách giao lại hoặc nhận hoàn.
Khách chỉ trả lại một phần hàng	Không huỷ đơn; tạo yêu cầu đổi trả.
Đơn đã xuất hoá đơn điện tử cần sửa người mua, giá trị	Báo kế toán trước khi sửa.
Huỷ nhầm đơn	Báo quản lý khôi phục; hệ thống tự huỷ đề nghị chi hoàn tiền chưa chi.