Xử lý đổi trả hàng

Tiếp nhận, nhập lại kho và hoàn tất yêu cầu đổi trả để khách nhận đúng hàng đổi hoặc tiền hoàn.

Ai làm: CSKH hoặc thu ngân, nhân viên kho · Khi nào: Khi khách muốn đổi hoặc trả hàng · Áp dụng: đơn POS, website, mạng xã hội, đơn tạo tại trang quản trị đã thanh toán và đã giao, kể cả khách mua online mang trả tại cửa hàng; không áp dụng cho đơn sàn và bảo hành.

Đối chiếu chính sách

CSKH hoặc thu ngân: hỏi mã đơn hoặc số điện thoại, sản phẩm, tình trạng hàng, lý do. Đối chiếu thời hạn, điều kiện theo chính sách đổi trả của công ty; không đạt thì giải thích căn cứ, ngoại lệ chuyển trưởng nhóm quyết định.

Tạo yêu cầu đổi / trả

Mở đơn gốc, bấm Đổi trả; hoặc vào Chăm sóc khách hàng > Yêu cầu đổi / trả, bấm thêm mới, chọn cửa hàng tiếp nhận (nơi khách mang hàng tới) rồi tìm đơn.

Chọn Trả, Đổi hoặc Bỏ qua cho từng dòng, nhập số lượng, lý do.
Kiểm tra Chênh lệch, bấm Tạo yêu cầu đổi / trả.
Báo khách cách gửi hoặc mang hàng tới; khách đang ở quầy thì nhận hàng luôn, chuyển cho kho.

Hàng cân ký

Cân lại hàng trả (trừ bì), nhập theo khối lượng thực cân, không lấy số trên tem cũ hay đơn gốc. Tiền hoàn = khối lượng nhập × đơn giá trên đơn gốc.

Nhập kho hàng trả

Nhân viên kho: đối chiếu hàng thực nhận với yêu cầu (mã hàng, số lượng, tình trạng). Ở khối 2. Nhập kho trả hàng, chọn kho (kho bán cho hàng tốt, kho lỗi cho hàng lỗi), bấm Tạo phiếu nhập kho. Mỗi yêu cầu chỉ có một phiếu nhập. Kiểm đếm rồi hoàn thành phiếu; hàng chỉ vào tồn khi phiếu Hoàn thành. Hàng hỏng thì nhập kho lỗi rồi xuất huỷ.

Tạo đơn hàng đổi

CSKH hoặc thu ngân: chỉ khi có dòng đổi. Ở khối 3. Đơn hàng đổi, bấm Khởi tạo đơn hàng đổi, chọn phương thức thu phần Khách bù thêm (nếu có). Khách lấy ngay thì chọn kho để xuất luôn; giao hàng thì đơn đổi đi luồng soạn, giao như đơn thường.

Hoàn thành yêu cầu

Bấm Hoàn thành khi phiếu nhập đã hoàn thành và đã có đơn đổi (nếu có). Trạng thái chỉ đi một chiều, không mở lại được. Báo khách kết quả; vụ việc từ chat thì đánh dấu hội thoại Xử lý xong.

Kế toán chi hoàn tiền

Khi yêu cầu Hoàn thành, hệ thống tự lập đề nghị chi hoàn đúng số cần hoàn và gửi duyệt; kế toán chi theo quy trình hoàn tiền. Không đổi trạng thái thanh toán đơn gốc sang Chờ hoàn: trạng thái đó hoàn tiền cả đơn.

Đơn gốc trả bằng ví

Đề nghị có lý do Hoàn vào ví khách; sau khi duyệt, người có quyền ghi sổ bấm Chi vào ví. Không tự cộng điều chỉnh trên sổ ví — khách sẽ được cộng hai lần.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Làm gì
Không tìm thấy đơn gốc	Tìm bằng số điện thoại hoặc email. Đơn chưa thanh toán, chưa giao, đã huỷ, còn công nợ hoặc đơn sàn thì không tạo được yêu cầu.
Không nhập được số lượng trả	Dòng đó đã trả ở yêu cầu khác chưa huỷ; tra danh sách yêu cầu theo đơn gốc.
Hàng nhận về khác mô tả	Kho chụp ảnh, ghi chú vào yêu cầu; CSKH thương lượng với khách trước khi Hoàn thành.
Tạo nhầm, cần huỷ	Bấm Huỷ yêu cầu khi hàng chưa nhập kho xong; đã có đơn đổi thì huỷ đơn đổi trước.
Đã hoàn thành nhưng khối 4. Tiền trống	Kế toán bấm Đồng bộ lại ở khối 4. Tiền.
Khách hỏi bao giờ nhận tiền	Xem trạng thái đề nghị ở khối 4. Tiền, báo khách và nhắc kế toán.