Kiểm kho và cân bằng tồn

Đếm hàng thực tế trên phiếu kiểm kho, tìm nguyên nhân dòng lệch và cân bằng tồn có duyệt để số trên hệ thống khớp với kệ.

Ai làm: Kiểm soát viên tồn kho, Nhân viên kho, Quản lý kho · Khi nào: Theo lịch xoay vòng, khi nghi lệch tồn, sau chuyển kho lớn · Áp dụng: mọi kho tổng, kho cửa hàng. Không dùng để sửa tồn khi chưa đếm thực tế.

Chuẩn bị và tạo phiếu kiểm kho

Chọn kho, nhóm hàng hoặc khu vực theo lịch xoay vòng; ưu tiên mã có tồn bất thường trên So sánh kho. Mỗi người đếm một khu riêng.
Thủ kho: hoàn tất phiếu nhập, xuất, chuyển kho liên quan khu kiểm; tránh nhận hàng nhà cung cấp vào khu đang đếm.
Vào Quản lý kho > Kiểm kho, bấm Thêm phiếu kiểm kho, chọn kho, thêm mã cần kiểm. Không tạo phiếu chồng khi đã có phiếu đang mở cho cùng khu.

Trong lúc đếm, kênh online vẫn bán

Số tồn hệ thống trên phiếu là số lúc thêm mã vào phiếu. Đếm vào giờ ít đơn, để riêng hàng đã soạn cho đơn, ghi lại mã bị lấy ra trong lúc đếm.

Đếm và nhập số thực tế

Nhân viên kho: đếm từng mã tại vị trí, nhập cột Kiểm thực tế. Cột Chênh lệch tự hiện dòng lệch.

Hàng cân ký: cân, trừ bì, nhập theo kg; hàng bán theo trái, con nhập thêm Số đếm. Lệch trong mức hao hụt tự nhiên công ty cho phép thì ghi chú "hao hụt tự nhiên"; vượt mức thì cân lại và tìm nguyên nhân. Hệ thống không tự áp mức hao hụt.

Đếm lại và loại lệch do phiếu treo

Kiểm soát viên tồn kho:

Đếm lại lần hai các dòng lệch lớn, ghi lý do vào dòng.
Với từng dòng lệch, xem hàng đợi đồng bộ tồn kho, phiếu nhập xuất chưa hoàn tất, cột Khách đặt (giữ tồn), chuyển kho đang dở. Lệch do phiếu treo thì hoàn tất phiếu gốc, không cân bằng dòng đó.
Chuyển phiếu sang Đã kiểm xong. Nhiều người đếm nhiều phiếu cùng kho thì bấm Gộp phiếu.

Duyệt phương án

Quản lý kho: xem các dòng còn lệch và nguyên nhân (hỏng, mất, nhập sai, sai đơn vị tính). Đồng ý thì cho cân bằng; chưa rõ thì yêu cầu đếm lại.

Cân bằng kho

Kiểm soát viên tồn kho: mở phiếu Đã kiểm xong, bấm Cân bằng kho, chọn Tiếp tục. Hệ thống tự tạo phiếu nhập cho dòng thừa, phiếu xuất cho dòng thiếu; tồn bán được trên các kênh tự cập nhật. Kiểm tra lại tồn trên báo cáo tồn kho, lưu biên bản kỳ kiểm.

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Làm gì
Đã có phiếu kiểm kho đang mở cho cùng kho	Hoàn tất hoặc thống nhất đóng phiếu cũ, không tạo phiếu chồng.
Hàng không nằm đúng ô khi đếm	Ghi số thực tế vào phiếu, sau kỳ kiểm cập nhật vị trí.
Lệch lớn bất thường về giá trị	Không cân bằng ngay; báo quản lý kho, kiểm cả khu liên quan.
Sau cân bằng tồn vẫn sai	Tra chi tiết phiếu nhập xuất kho tìm giao dịch bỏ sót, kiểm bổ sung mã đó.
Đã cân bằng mới thấy nhập nhầm kg/gram	Kiểm bổ sung mã đó trên phiếu mới.