Đặt hàng nhà cung cấp (PO)
Lập đơn mua hàng đúng nhà cung cấp, đúng giá, có duyệt và đóng đúng lúc để không treo chứng từ.
Ai làm: Nhân viên mua hàng, quản lý mua hàng · Khi nào: Theo chu kỳ đặt hàng hoặc khi hàng sắp hết · Áp dụng: đơn mua hàng (PO) tạo tay cho mọi kho, mọi nhà cung cấp (NCC); PO từ kế hoạch đặt hàng theo phiên xem Tạo đơn mua NCC từ Kế hoạch đặt hàng.
Xác định hàng cần mua
- Xem Danh sách hết hàng và Tồn khả dụng và hàng sắp về của kho cần bổ sung. Trừ phần Đang về, Đang nhận để không đặt trùng.
- Chọn NCC đang hợp tác, xem giá mua đã thoả thuận của từng mã (Giá mua theo nhà cung cấp). Giá chưa có hoặc đã cũ thì cập nhật trước.
Tạo PO và gửi duyệt
Vào Mua hàng > Mua hàng (PO), nhấn Thêm đơn PO:
- Chọn NCC, Kho nhập hàng; thêm mã hàng, số lượng, đơn giá (nhấn giá gợi ý để dùng). Nhiều dòng thì nhập từ Excel.
- Nhấn Lưu thông tin: PO ở trạng thái Mới.
- Đổi Trạng thái sang Chờ duyệt yêu cầu, lưu, báo quản lý mua hàng.
Xem Thêm và chỉnh sửa PO.
Duyệt PO
Quản lý mua hàng: mở PO, kiểm tra NCC, số lượng, đơn giá. Đạt thì đổi Trạng thái sang Đã duyệt yêu cầu và lưu. Chưa đạt thì trả lại để nhân viên sửa; không mua nữa thì chuyển Hủy Bỏ kèm lý do.
Gửi PO và theo dõi hàng về
Nhân viên mua hàng: gửi PO cho NCC, chốt lịch giao. Khi NCC báo lịch, tạo phiếu nhận để kho chuẩn bị theo bài Nhận hàng nhà cung cấp và nhập kho. PO tự chuyển Đang nhận hàng rồi Đã nhận hàng theo phiếu nhận.
Đóng PO
Khi đã nhận đủ (hoặc chốt không nhận thêm) và đối chiếu chênh lệch với NCC xong, mở PO, đổi Trạng thái sang Hoàn thành và lưu.
PO không tự đóng
Không chờ thanh toán xong mới đóng: công nợ NCC tất toán riêng theo bài Đối chiếu và thanh toán công nợ nhà cung cấp.
Đóng nhiều PO cùng lúc: chọn trên danh sách rồi hoàn thành hàng loạt (chỉ với PO Đã duyệt yêu cầu); PO Đã nhận hàng phải đóng từng đơn trên form PO. Xem Thao tác hàng loạt.
Gặp vấn đề?
| Bạn thấy | Làm gì |
|---|---|
| Không có giá gợi ý khi lên đơn | Nhập giá theo báo giá NCC, sau đó cập nhật bảng giá mua. |
| Nhập từ Excel báo không tìm thấy mã hàng | Mã chưa có trong danh mục hoặc gõ sai; sửa file rồi nhập lại (Import chi tiết PO). |
| NCC đổi số lượng, giá sau khi duyệt | Sửa PO khi chưa hoàn thành; nếu đã có phiếu nhận, kho bấm Áp dụng thay đổi trên phiếu nhận. |
| Không hủy được PO | Hủy các phiếu nhập kho, phiếu thu chi liên quan trước, rồi mới hủy PO. |
| Hoàn thành hàng loạt báo lỗi | PO Đã nhận hàng phải đóng từng đơn trên form PO. |
Quy trình liên quan
- Cập nhật bảng giá mua nhà cung cấp
- Nhận hàng nhà cung cấp và nhập kho
- Đối chiếu và thanh toán công nợ nhà cung cấp
- Tạo đơn mua NCC từ Kế hoạch đặt hàng