Lộ trình go-live

Làm các việc thiết lập theo đúng thứ tự để không phải sửa ngược sau khi đã có đơn.

Ai làm: Quản trị hệ thống, đơn vị triển khai, kế toán · Khi nào: Một lần khi bắt đầu dùng hệ thống; xem lại khi mở thêm cửa hàng hoặc kênh bán · Áp dụng: Cửa hàng (chỉ bán tại cửa hàng), Online (website, sàn, mạng xã hội) hoặc Cả hai, ghi ở cột Áp dụng

Làm lần lượt 7 giai đoạn. Mỗi dòng là một việc; việc Tuỳ chọn chỉ làm khi công ty dùng tính năng đó.

1. Nền tảng

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Cài đặt chung: giao diện, thiết lập sản phẩm (nhiều đơn vị tính, hàng cân ký)	Tuỳ chỉnh giao diện (cài đặt chung) · Thiết lập sản phẩm (cài đặt chung)	Quản trị hệ thống	Bắt buộc	Cả hai
Chọn phương pháp tính giá vốn	Chọn phương pháp tính giá vốn	Kế toán trưởng	Bắt buộc nếu dùng Giá vốn	Cả hai

Chốt trước khi nhập sản phẩm

Thiết lập sản phẩm và phương pháp giá vốn ảnh hưởng cách lưu dữ liệu. Đổi sau khi đã có sản phẩm, tồn kho thì phải rà sửa lại.

2. Tổ chức

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Văn phòng, phòng ban	Văn phòng làm việc · Phòng ban	Quản trị hệ thống, HR	Tuỳ chọn	Cả hai
Thiết kế nhóm quyền theo vị trí	Thiết kế nhóm quyền theo vị trí	Quản trị hệ thống	Bắt buộc	Cả hai
Tạo tài khoản cho các quản lý chủ chốt	Thêm nhân viên mới và cấp quyền	HR, Quản trị hệ thống	Bắt buộc	Cả hai

3. Địa điểm: Kho → Cửa hàng → POS/Kiosk

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Tạo kho cho mọi nơi giữ hàng	Quản lý nhà kho	Quản trị hệ thống, Quản lý kho	Bắt buộc	Cả hai
Vị trí kệ, ô trong kho	Sắp xếp vị trí hàng trong kho	Quản lý kho	Tuỳ chọn	Cả hai
Tạo cửa hàng, gắn kho (đơn web cũng cần một cửa hàng nhận đơn)	Cửa hàng	Quản trị hệ thống	Bắt buộc	Cả hai
Dựng quầy thu ngân	Triển khai quầy POS mới	Kỹ thuật triển khai	Bắt buộc	Cửa hàng
Lắp máy Kiosk tự thanh toán	Cài đặt máy Kiosk tự thanh toán	Kỹ thuật triển khai	Tuỳ chọn	Cửa hàng

Vì sao kho trước cửa hàng

Cửa hàng phải chọn kho xuất hàng khi tạo. Chưa có kho thì cửa hàng không bán được.

4. Hàng hoá

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Tạo hoặc nhập nhà cung cấp (NCC)	Nhà cung cấp · Import nhà cung cấp	Nhân viên mua hàng	Bắt buộc	Cả hai
Khai báo sản phẩm	Khai báo sản phẩm mới	Quản lý sản phẩm	Bắt buộc	Cả hai
Sản phẩm cân ký	Thiết lập sản phẩm cân ký	Quản lý sản phẩm	Tuỳ chọn	Cửa hàng
Giá bán theo kênh, nhóm khách	Thiết lập giá bán theo kênh và nhóm khách	Quản lý sản phẩm	Bắt buộc	Cả hai
Giá mua từ NCC	Cập nhật bảng giá mua nhà cung cấp	Nhân viên mua hàng	Tuỳ chọn	Cả hai
Nhập tồn đầu kỳ bằng phiếu nhập kho	Import chi tiết phiếu nhập kho	Thủ kho, kế toán kiểm	Bắt buộc	Cả hai
In tem giá, mã vạch	In tem giá và mã vạch	Nhân viên cửa hàng	Tuỳ chọn	Cửa hàng

5. Tiền và thuế

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Tài khoản tiền, số dư đầu kỳ	Thiết lập Tiền và đối soát	Kế toán trưởng	Bắt buộc nếu dùng Tiền và đối soát	Cả hai
Thuế suất, hoá đơn điện tử	Cài đặt thuế & hoá đơn · Tích hợp hoá đơn điện tử	Kế toán	Bắt buộc	Cả hai
Quy trình phê duyệt chi	Chính sách duyệt · Gửi và duyệt đề nghị	Quản trị hệ thống, kế toán trưởng	Tuỳ chọn	Cả hai
Ví khách hàng	Cài đặt ví	Kế toán trưởng	Tuỳ chọn	Cả hai

6. Kênh bán, giao hàng, khách hàng

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Thanh toán, phí giao, trang đặt hàng website	Mở bán trên website	Quản trị hệ thống	Bắt buộc	Online
Kết nối sàn, Facebook, Zalo	Kết nối gian hàng sàn và mạng xã hội	Quản trị hệ thống	Tuỳ chọn	Online
Đưa sản phẩm lên web và sàn	Đưa sản phẩm lên website và sàn	Quản lý sản phẩm	Bắt buộc	Online
Đơn vị vận chuyển	Đơn vị vận chuyển	Quản trị hệ thống	Bắt buộc nếu giao hàng	Cả hai
Đội shipper nội bộ	Thiết lập đội giao hàng nội bộ	Trưởng bộ phận giao hàng	Tuỳ chọn	Cả hai
Nhóm khách hàng, nhập khách cũ	Nhóm khách hàng · Đưa dữ liệu khách cũ vào và phân nhóm khách	Trưởng nhóm CSKH	Tuỳ chọn	Cả hai
Chương trình tích điểm	Thiết lập chương trình tích điểm	Marketing	Tuỳ chọn	Cả hai
Gửi thông báo cho khách	Cài đặt gửi thông báo cho khách	Quản trị hệ thống	Tuỳ chọn	Cả hai
Khung chat trên website	Gắn khung chat lên website	Trưởng nhóm CSKH	Tuỳ chọn	Online
Dữ liệu cho AI	Chuẩn bị dữ liệu cho AI	Quản trị hệ thống	Tuỳ chọn	Cả hai

7. Chạy thử tổng, rồi thêm nhân viên

Việc	Hướng dẫn	Người làm	Mức	Áp dụng
Chạy thử: đặt hàng NCC, nhận hàng, bán, giao, xuất hoá đơn, xem thông báo khách	Đặt hàng nhà cung cấp (PO) · Nhận hàng nhà cung cấp và nhập kho · Mở ca, bán hàng và đóng ca trên POS · Xuất hoá đơn VAT	Quản trị hệ thống cùng trưởng các bộ phận	Bắt buộc	Cả hai
Thêm toàn bộ nhân viên, thu hẹp quyền theo cửa hàng, kho	Thêm nhân viên mới và cấp quyền	HR, Quản trị hệ thống	Bắt buộc	Cả hai
Lối tắt tới công cụ ngoài trên menu (Liên kết nhanh, chung cho cả công ty)	Liên kết nhanh và menu tuỳ chỉnh	Quản trị hệ thống	Tuỳ chọn	Cả hai

Gặp vấn đề?

Bạn thấy	Làm gì
Không thấy một mục trong Cài đặt	Kiểm tra gói dịch vụ rồi đến quyền; dùng ô tìm mục cài đặt.
Đã tạo sản phẩm rồi mới đổi thiết lập sản phẩm	Rà lại sản phẩm đã tạo; lần sau chốt giai đoạn 1 trước.
Nhân viên không thấy cửa hàng, kho mới	Thu hẹp hoặc gán lại quyền theo cửa hàng, kho.
Hoá đơn điện tử của đơn thử không gửi được	Kế toán kiểm tra lại tích hợp cùng nhà cung cấp hoá đơn.
Đơn thử ra phiếu thu chờ	Còn thiếu tài khoản tiền, làm lại bước khai tài khoản trong bài thiết lập Tiền và đối soát.